Personalwechsel sind völlig normal – in allen Branchen. Dabei ist ein Jobwechsel nicht nur für Arbeitnehmende eine spannende Herausforderung, auch Arbeitgebende müssen einiges beachten und vorbereiten, wenn Mitarbeitende gehen und neue anfangen.
Was es zu beachten gibt und wie Du Deinem neuen Mitarbeitenden einen guten Start ermöglichst, erfährst Du in diesem Artikel.
Ein guter Start durch eine detaillierte Einarbeitung
Für Arbeitgebende ist es optimal, wenn sich bereits neue Mitarbeitende finden lassen, während der ausscheidende Mitarbeitende noch im Betrieb ist. Dadurch ist es möglich, dass das neue Personal eine auf den Tätigkeitsbereich bestens zurechtgeschnittene Einarbeitung erhält. Der ausscheidende Mitarbeitende kann den Aufgabenbereich sowie die Abläufe und mögliche Stolpersteine anschaulich und praxisnah vermitteln und das neue Personal „an die Hand nehmen“. Dadurch geht möglichst wenig Wissen verloren.
Es kann aber auch vorkommen, dass eine direkte Übergabe von altem Personal zu neuem Personal nicht möglich ist oder die Zeit schlichtweg nicht ausreicht, um alles zu vermitteln, was für den Tätigkeitsbereich notwendig ist. Aus diesem Grund sollten Anleitungen erstellt werden, die Arbeitsabläufe und Prozesse im Betrieb genau dokumentieren. So können neue Mitarbeitende Schritt für Schritt nachlesen, wie etwas funktioniert.
Tipp: Insbesondere, wenn komplexe Software im Arbeitsalltag genutzt wird, ist es sinnvoll neue Mitarbeiter professionell schulen zu lassen. Oft werden solche Schulungen sogar vom Hersteller selbst angeboten. So können alle wichtigen Inhalte korrekt und vollständig vermittelt werden. Das ist auch eine gute Gelegenheit, um das Wissen der bestehenden Mitarbeitenden gleich mit auffrischen zu lassen, sodass alle Funktionen der Software im Gedächtnis bleiben, selbst wenn manche davon nicht so häufig genutzt werden.
Ebenfalls nicht zu vernachlässigen sind Faktoren, die zwar nicht unbedingt direkt mit der Tätigkeit in Verbindung stehen, aber trotzdem maßgeblich zum Wohlbefinden des Arbeitnehmenden am neuen Arbeitsplatz beitragen. Das neue Personal sollte zu Jobbeginn mit den Räumlichkeiten vertraut gemacht und allen vorgestellt werden. Die Pausen eignen sich außerdem, um Kollegen und Kolleginnen in einer entspannteren Atmosphäre kennenzulernen und Restaurants oder ähnliches in der näheren Umgebung zu erkunden.
Organisatorisches im Hintergrund
Bevor der neue Mitarbeitende seinen Job antritt oder spätestens an seinem ersten Tag muss für ihn in der Nutzerdatenbank ein eigener Zugang angelegt werden. So kann das neue Personal entsprechend der Datenschutzvorgaben seiner neuen Arbeit nachgehen und erhält alle für die Stelle relevanten Informationen über die Systeme. Denn wenn das neue Personal in den neuen Vorgängen mit der eigenen E-Mailadresse registriert ist, wird es auch automatisch als neuer Ansprechpartner für die Krankenkassen angezeigt. Im Arbeitsalltag bedeutet das, dass Anliegen von Kostentragenden nicht ins Leere laufen, sondern direkt bei den neuen Zuständigen landen und bearbeitet werden können. So wird vermieden, dass Kostentragende Anrufe tätigen und Mitarbeitende, die eigentlich nicht für das Thema zuständig sind, dieses bearbeiten und/oder weiterleiten müssen. Durch die direkte und richtige Zuordnung und Nutzung einer eigenen, aktiver E-Mailadresse pro Mitarbeitenden, wird die Effizienz gesteigert und Zeit gespart.
Der ehemalige Mitarbeitende hat seinen letzten Tag abgeschlossen. Nun müssen organisatorische Aufgaben erledigt werden.
Für das Mailpostfach des ehemaligen Mitarbeitenden sollte eine automatische Antwort eingerichtet werden, die Absender darüber informiert, dass nun eine andere Person die Anliegen bearbeitet. Die E-Mails sollten automatisch an die neuen zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden. So kann nochmals verhindert werden, dass Aufgaben unbearbeitet bleiben.
Die Zugänge der Ex-Mitarbeitenden müssen nun gesperrt, gelöscht oder deaktiviert werden. Das ist insbesondere im Umgang mit sensiblen Daten wie z. B. Sozialdaten wichtig. Nur so ist es möglich, die Datenschutzvorgaben angemessen zu erfüllen. Das hat den Hintergrund, dass personenbezogene Daten unter besonderem Schutz stehen und daher nur innerhalb eng gesteckter Grenzen gespeichert, genutzt und verarbeitet werden dürfen. Sie dürfen insbesondere nur „dem Zweck angemessen“ erfasst werden und müssen zweckbezogen „auf das notwendige Maß beschränkt“ bleiben. Werden die Accounts nicht deaktiviert, haben ausgeschiedene Mitarbeitende gegebenenfalls die Möglichkeit, auf personenbezogene Daten und vertrauliche Informationen des Unternehmens zuzugreifen. Das wäre ein Datenschutz- und Informationssicherheitsvorfall und muss unbedingt vermieden werden.
Das Wichtigste auf einen Blick
Für neue Mitarbeitende:
- Detaillierten Einarbeitungsplan erstellen
- Neue, eigene Zugänge anlegen
- Notwendige Software auf dem Arbeitsgerät installieren
- Schulungen für den entsprechenden Arbeitsbereich/die genutzte Software
- Prozesse & Strukturen im neuen Arbeitsumfeld erklären (ggf. Anleitungen zur Verfügung stellen)
- Ansprechpartner festlegen, die die Einarbeitung begleiten
- Mit den Räumlichkeiten/Umgebung/Mitarbeitenden vertraut machen
Für Ex-Mitarbeitende:
- Einstellen automatischer E-Mailantworten, die über neue Ansprechpartner informieren
- Automatische Weiterleitung der eingehenden E-Mails an die neuen Zuständigen
- Sperrung, Löschung oder Deaktivierung der alten Accounts
